Hallo liebe EGroupware-Anweder/-Interessierte, liebe IT-Administrator-Leser.
Wie hier angekündigt, habe ich eine Rezension zu dem Artikel in der IT Administrator geschrieben. Diese ist nun recht lang ausgefallen. Es sollte sich aber für jeden lohnen das komplett zu lesen.
Erst einmal ist der Artikel gut gelungen. Über das positive Fazit freuen wir uns natürlich sehr!
Darum unser bester Dank an den Verfasser Martin Loschwitz.
Einem Journalisten ist es aber meist nicht möglich, in einer gegebenen Zeit mit der entsprechenden Tiefe die Dinge zu ergründen. Insofern ist es OK, wenn in einem Artikel (5 Seiten für EGroupware 
) das ein oder andere nicht 100%-ig korrekt ist oder an manchen Stellen die Tiefe fehlt.
Mit dieser Rezension wollen wir ein paar wenige Korrekturen, aber auch besonders einige Ergänzungen liefern.
Focus ist der Business-Einsatz von EGroupware (mit EPL-, sprich kostenpflichtige Lizenz).
Hier nun zunächst ein mal der Artikel:
IT Administrator EGroupware 19.1 im Test
Wir stellen den Artikel als kostenlosen Sonderdruck zur Verfügung.
Hier nun von mir Korrekturen, Klarstellungen und Ergänzungen:
Allgemeines
“Faktisch handelt es sich im Fall von EGroupware um eine Sammlung verschiedener Anwendungen, die seitens des Anbieters kombiniert und als Produkt vermarktet werden.”
EGroupware ist eine “komplette” Groupware-Software, die durch die Integration von weiteren Produkten (Fachanwendungen, Spezialprogramme, wie auch immer man das nennen möchte) ergänzt wird.
So haben wir Collabora Online integriert. Es ist für ein kleines Entwickler-Team ohne Millionen-Budget nicht möglich eine eigene Online-Office-Anwendung zu entwickeln (Und man sollte das Rad nicht noch einmal neu erfinden, wie der Verfasser richtig einschätzt). Zumal Office nicht unser Thema ist. Wir machen Groupware. Office können andere besser. So z. B. Collabora mit Collabora Online. Durch die Anbindung über eine (Standard-)Schnittstelle können zukünftig auch andere Online-Offices an-/eingebunden werden.
Gleiches gilt für den Bereich Chat (mit Video, Screen sharing, Dateiaustausch). Das ist eine eigene (Entwickler-)Welt. Mit Rocket.Chat haben wir ein hervorragendes System integriert.
Die gerade erfolgte Integration von Jitsi folgt ebenso dieser Strategie. Gute, bestehende Systeme einzubinden. Das macht Open Source möglich.
“Es ist keine Clientinstallation erforderlich, es wird nur ein aktueller Webbrowser wie Firefox, Safari oder Chrome benötigt. Internet Explorer ist ebenfalls einsetzbar”
Kein Internet Explorer! Edge, und wenn möglich der aktuelle mit Chromium-Engine.
" Empfohlenes Betriebssystem ist das jeweils aktuelle Linux in 64 Bit, beispielsweise RHEL, Ubuntu, openSUSE oder Debian,mit mindestens PHP 5.6."
Kein PHP5.6!
EGw-Docker bringt eine aktuelle PHP-Version mit, andere Installationen benötigen eine gewartete PHP-Version. Siehe auch:
“Die Minimalanforderungen lauten: 8 GByte physischen Speicher und 50 GByte Festplattenspeicher für die Datenbank (zirka 1 bis 2 GByte) und das Dateisystem.”
EGroupware ist insgesamt sehr Ressourcen schonend.
Parameter aus einen realen On Premises-Einsatz:
- 80 gleichzeitige Benutzer
- 2GB RAM (500MB frei)
- 32GB Festplatte (ohne Files/DB, mit CO/RC: ~8,5GB belegt)
- 2 Core
Mehr darf es natürlich immer sein…
Die Anforderungen sind immer den entsprechenden Release Notes zu entnehmen. Die Webseite mit den veralteten Angaben werden korrigieren:
Ein großes Sorry an den Autor. Wir arbeiten hart am Produkt, da kommt die Web-Seite schon einmal zu kurz.
“Eine RocketChat-Instanz kostet zusätzliche 300 Euro pro Jahr.”
Wir bieten Mehrjahres- und Flatrate-Lösungen, sowie Rabatte für Sozial- und Gesundheitseinrichtungen, Vereine/Verbände, Schulen und Universitäten (Preise). Insofern fängt bei uns eine eigene, von EGroupware gepflegte Rocket.Chat-Instanz im EGroupware-Rechenzentrum bei 200€ pro Jahr an.
“Mit zu den wichtigsten Diensten gehört dabei sicherlich der eingebaute Client für das Senden und das Empfangen von E-Mails. Unmittelbar an diesem hängt eine Kalenderapplikation, die Termine aus E-Mails automatisch erkennt und neben persönlichen Kalendern auch Teamkalender beherrscht.”
Aus dem Mail-Client lassen sich nicht nur Kalender-Einträge erstellen. Dies ist auch für die Aufgaben, Notizen und Tickets möglich. Zusammen mit den CRM-Ansichten im Adressbuch lässt sich CRM betreiben.
Installation
“Wer in der Vergangenheit schon einmal mit EGroupware gearbeitet hat, muss sich im Rahmen von Version 19.1 umstellen. …”
Die (Standard-) Installation findet immer noch per Paket statt. Genau so einfach für vor 19.1. Das Paket egroupware-docker installiert alle notwendigen Komponenten und richtet diese auf dem System ein. Eine vorherige Installation von Docker (wie im Artikel suggeriert) ist NICHT notwendig.
Zwei Artikel dazu um das zu verdeutlichen:
Es wird auch deutlich, dass man vor Linux und Docker nicht zurückschrecken muss. Auch ein Windows-Admin kann EGroupware installieren
Gleichwohl bietet sich auch die Möglichkeit, die Container in einer eigenen Docker-Infrastruktur (NAS…) zu betreiben. Mit dem entsprechenden Know How/Aufwand, diese einzubinden.
Nach wie vor ist es möglich, EGroupware als Archiv- oder Git-Installation zu installieren.
Die Installationspakete stellen wir über den openSUSE Build Service (OBS) für viele Distributionen zur Verfügung. Die Installation selber ist im GitHub-Wiki dokumentiert.
Der Autor bemerkt richtig, dass uns die Bereitstellung als Docker-Container eine bessere und schnellere Verteilung von Updates ermöglicht. Dazu überwacht ein Dienst (watchtower, abschaltbar) die Verfügbarkeit von neuen Containern und installiert diese bei Verfügbarkeit nachts um 4 Uhr. Und das für alle mit EGroupware installieren Container (Collabora Online, Rocket.Chat, …).
Ein wesentlicher Aspekt/Grund für die Containerisierung (siehe auch UCS) ist aber, dass man Abhängigkeiten reduziert. So bringt der EGw-Container immer seine eigenes aktuelles PHP mit. Ggf. rollen wir wegen Sicherheitsupdates von PHP neue Container aus (Was wir bereits gemacht haben).
Die Docker-Infrastruktur ermöglicht uns bzw. dem Betreiber weitere Dienste zu betreiben/zu integrieren.
In der Regel ist es aber meist möglich, die Dienste auch als SaaS oder von anderen Systemen zu beziehen. So bieten wir Collabora Online als SaaS an.
" Etwas komplizierter gestaltet sich nur die Installation der Chat-Umgebung RocketChat, was jedoch eher deren Architektur geschuldet ist."
Hier muss man zwischen Installation und Konfiguration/Integration unterscheiden.
Die Installation erfolgt bei einer Standard-Docker-Installation automatisch (wenn man es nicht explizit ausgeschlossen hat). Nachträglich lässt sich Rocket.Chat einfach mit einer Paketinstallation nachziehen. Dabei wird der RC-Container heruntergeladen, die DB angelegt und der Reverse-Proxy konfiguriert.
Die Konfiguration von RC selber und die Anbindung an EGroupware (Auth…) muss händisch vorgenommen werden. Hier sind Entscheidungen und Konfigurationen gefragt, die nicht automatisiert werden können.
Grundsätzlich versuchen wir immer alles so weit zu automatisieren und auch die unterschiedlichen Umgebungen zu berücksichtigen. Darin steckt viel Arbeit, die wir hauptsächlich für die Community leisten, aber auch für On Premises-Installationen wichtig ist. Rückmeldungen aus der Community und von Kunden fließen ständig ein.
Wir werden voraussichtlich die Installationsprozedur umstellen und somit Rocket.Chat nicht mehr automatisch mit EGroupware mit installieren. Das wird dann zur Folge haben, dass manche Dinge aus einer bestehenden (und korrekt konfigurierten EGroupware + SSL) bei der Installation ausgelesen und übernommen werden können. Das ist sonst mit den zeitlichen Abläufen nicht möglich.
"Das neue Modell auf Basis von Docker führt bei EGroupware jedenfalls dazu, dass der Administrator eine Menge Zeit insbesondere bei nötigen Updates spart. Das Beenden des gerade laufenden Containers gefolgt vom Ausrollen der neuen Version bis hin zum Start der neuen Variante ist in kurzer Zeit erledigt und lässt
sich gegebenenfalls nach Dienstschluss der Kolleginnen und Kollegen schnell durchführen."
Ein Paketupdate war schon immer einfach und schnell. Bei einer Docker-Installation nun auch automatisch nachts.
In-Place-Upgrades über viele Jahre hinweg sind möglich. Neuinstallationen/Migration sind meist in 1 Stunde erledigt. Gleiches gilt für die OS/Linuxe.
So weit zu dem Artikel.
Im Folgenden werde ich noch einige Dinge aufzeigen, die wir für wichtig halten, EGroupware von anderen abhebt und im Business-Umfeld wichtig sein können. Im Fokus hier aus aktuellem Anlass hauptsächlich das Thema Home Office, aber auch ein paar andere “Anregungen”.
Diese Aufzählung ist nicht vollständig und beschränkt sich auf einige subjektiv wichtige Punkte.
- Integration von Jitsi (Video-Chat/Konferenz, Chat, Desktop-Freigabe)
In Sachen Chat/Videokonferenz/Desktop-Sharing haben wir in der Zwischenzeit Jitsi als Leichtgewichtige Variante zu Rocket.Chat integriert. Mehr dazu in unserem Webinar vom 04.03.2020:
https://www.egroupware.org/de/egroupware-support/webinars/webinar-smart-working-neue-funktionalitaeten/
Jitsi wird auch von Rocket.Chat für Videokonferenz/Desktop-Sharing verwendet.
Beides sind aber unterschiedliche Produkte, wobei Rocket.Chat “mehr” ist. Entscheidend sind einfach die Anforderungen, die man an ein solches System hat.
- Integration Guacamole (Remote-Desktop im Webbrowser)
In dem Webinar stellen wir ebenfalls die Integration von Guacamole vor. Damit lassen sich Firmen-Desktops (per RDP/VNC/ssh) weltweit per Webbrowser erreichen. Das unter Nutzung der bestehenden Infrastruktur von EGroupware (Benutzer( Berechtigungen), SSL, Reverseproxy, 2-Faktor-Authentifizierung). Integriert in einen EGroupware-Tab oder in einem separaten Fenster (Monitor).
Guacamole kann in manchen Umgebungen große Lösungen wie Citrix Virtual Apps oder Parallels RAS ersetzen, deren Einsatz vermeiden oder ergänzen. Das ist insbesondere an der Stelle ein Kosten-Thema.
Mehr dazu ebenfalls in unserem Webinar vom 04.03.2020:
https://www.egroupware.org/de/egroupware-support/webinars/webinar-smart-working-neue-funktionalitaeten/
Beides (Jitsi/Guacamole) sind sind Funktionen, die wir kurzfristig für die Anforderungen “Home-Office” integriert haben. Strategie/Vision war bereits lange, eine möglichst komplette Büro-Umgebung im Webbrowser bereit stellen zu können.
Die Integration ist uns relativ leicht möglich, da beides per Docker-Container hinzugefügt/integriert werden kann und durch den in EGroupware integrierten OpenID/OAuth2-Server angebunden werden kann.
Durch den OpenID/OAuth2-Server können auch weitere Web-Anwendungen integriert und per OAuth an die Benutzerverwaltung angebunden werden.
Mehr dazu ebenfalls in unserem Webinar vom 04.03.2020:
https://www.egroupware.org/de/egroupware-support/webinars/webinar-smart-working-neue-funktionalitaeten/
- Entwicklung eigener Anwendungen
Ein weiterer wichtiger Punkt, der EGroupware von anderen Lösungen abhebt und in Unternehmen wichtig werden kann, ist die Möglichkeit, eigene Anwendungen in EGroupware zu entwickeln. Viele Komponenten (Benutzer-, Rechteverwaltung, Druck, Office, Mail, …) können mit genutzt werden. Somit können Prozesse nicht nur mit den bereits vielfältigen Möglichkeiten von EGroupware, sondern auch mit eigener Programmierung realisiert werden. Vielfach ist es somit möglich spezielle Branchensoftware zu vermeiden. Das spart Kosten und vermeidet Abhängigkeiten.
Besonders Datenbank-/ oder Listen “Anwendungen” (Access/Excel) lassen sich sehr gut in EGroupware überführen.
Aus EGroupware heraus können Textdokumente, Tabellen, Präsentationen und E-Mails erzeugt werden. Somit sind neben Serienbriefen/Serienmails jede Art von Bericht, Abrechnung, Protokoll usw. möglich. Zwei kleine Beispiele:
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Der Anwalt legt einen neuen Mandanten an (Adressbuch), legt einen InfoLog(Informations-Logbuch) -Eintrag (Fallspezifisch, mit eigenen Feldern, …), erzeugt daraus ein Dokument (Vollmacht/druckt es) und lässt es den Mandanten unterschreiben. Eingescannt und an den InfoLog-Eintrag gehängt ist alles beisammen. Mandant und Infolog-Eintrag sind miteinander verknüpft, die Dateien liegen in dem Dateiverzeichnis zu dem InfoLog-Eintrag (automatisch erzeugt).
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Aus den selektierten Stundenzetteln eines Kunden (nach Zeitraum, Abrechnungskennzeichen, …) wird per verwendeter Vorlage ein Stundennachweis generiert und an die Rechnung gehängt.
Die Möglichkeiten sind somit vielfältig und man kann einige Prozesse abbilden, für die man ansonsten “zu Fuß” mit einem Office arbeitet oder eine Brachen-Software benötigt.
Grundsätzlich bestehen die Möglichkeiten in EGroupware schon sehr lange (Download des Dokumentes). Durch die Einbindung von Collabora Online kann man mit den erzeugten Dokumenten zur Weiterverarbeitung innerhalb des Webbrowsers bleiben.
File Sharing ist seit Jahren implementiert. Die Funktionen decken die meisten Anforderungen im Business-Umfeld ab.
Beispiele:
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Der Lehrer gibt ein Verzeichnis mit Aufgaben frei (versteckte Freigabe). Die Schüler können nun in das Verzeichnis ihre abgearbeiteten Dokumente hochladen. Die hochgeladenen Dateien sieht nur der Lehrer, nicht die Schüler
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Ein Mitarbeiter gibt ein Verzeichnis für einen externen Partner (Übersetzer, Architekt, …) frei und abonniert den Ordner. Speichert der Externe nun neue Dateien in dem Verzeichnis, bekommt der Mitarbeiter eine Nachricht.
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Im einem Verzeichnis (mit beschränkten Rechten) speichert der verantwortliche Mitarbeiter Arbeitsanweisungen für das Unternehmen. Der Ordner ist von einer Gruppe (aller Mitarbeiter) abonniert. Wird eine Arbeitsanweisung geändert, bekommen nun alle Abonnenten eine Benachrichtigung.
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DSGVO
EGroupware bringt Funktionen mit, um den Anforderungen der DSGVO zu genügen:
- Protokollierung Administrator-Tätigkeiten
- Richtlinien im Adressbuch zur
- automatisierten Löschung von Adressen
- verbergen von bestimmten Feldern vor bestimmten Benutzern/Gruppen
- Adresse anmailen und automatische Löschung ohne Antwort
- Schreibschutz von bestimmten Feldern von bestimmten Benutzern/Gruppen
- Pflichtfelder
- Ausdruck der Richtlinien für das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten
Somit macht EGroupware auch den Datenschutzbeauftragten glücklich
- EGroupware als Fileserver
EGroupware kann in manchen Umgebungen als (alleiniger) Fileserver dienen oder an einen File-Server angebunden werden (Home-Verzeichnisse, Abteilungsverzeichnisse, … => EGw Dateimanager).
Dateiversionierung kann für Verzeichniszweige eingeschaltet werden. So sind für den Benutzer ältere Versionen einer Datei wieder herstellbar.
Ordner oder Dateien sind abonnierbar. Somit bekommt der Benutzer und/oder eine Gruppe Benachrichtigungen über Änderungen an Dateien.
Noch einige Punkte als Stichworte:
- Alles unter eigener Kontrolle!
- Sync per ActiveSync/*DAV
- Mobil-Ansicht für Sync- und Client-less-Zugriff auf Mobilgeräten (Volle EGw-Funktionalität, kein Zugriff durch Dritt-Apps)
- Anbindung Outlook per Outlook CalDav Synchronizer
- Im-/Export aller Daten (auch automatisiert)
- Eigene Datensicherung
-
Projektmanagement mit Gantt-Diagramm, Dokumentenverwaltung, Aufgaben deligieren, …
- Benutzerdefinierte Felder ohne Datenbankprogrammierung
- (Filter-) Ansichten als Favoriten speichern
-
InfoLog (Informations-Logbuch)als universeller Datenspeicher
- 2-Faktor-Authentifizierung
- Maskenanpassungen
- Mail-Konten persönlich oder Gruppenbasiert (Automatische Signatur)
- Verlinkung aller Informationen untereinander
-
Workflow-Modul (Drittanbieter) zur Prozessautomatisation
- CRM-Ansichten/-Funktionen
- flexibles Preismodell, Rabatte für NGOs, …
- Lizenzmodell gleichzeitige Anmeldungen (concurrent user) (!) oder Anzahl Benutzer
- Wahlfreiheit: Hosting in Deutschland, On Premises, Wechsel dazwischen, Wechsel zwischen EPL und CE
- Support auf Deutsch und Englisch
- Anwender-Support inklusive
- Erweiterter Support (Anwendungsentwicklung, Organisationsberatung, technische Unterstützung)
- Mögliche Remote-Betreuung einer On Premises-Installation
- Im Hosting Komplettpaket mit Updates, Backup, Mail (-integration)
- Hosting als Ausweichrechenzentrum
- Open Source (GitHub)
So weit zu dem Artikel.
Wer EGroupware testen möchte, kann dies direkt in unserer Online Demo oder wir stellen eine 60 Tage laufende persönliche Instanz in unserem Rechenzentrum zur Verfügung. Vollkommen unverbindlich und kostenlos. Bei Gefallen kann die Instanz auch weiter geführt werden oder die Daten exportiert und in die eigene Installation eingespielt werden.
Die EGroupware GmbH bietet neben EGroupware (Collabora Online/Rocket.Chat/Jitsi) als Saas ebenfalls
- Support für On Premises-Installationen
- … bis hin zum Full-Service
- Support für CE (Community Edition)-Installationen
- Organisationsberatung
- Sonder- Programmierungen/Konfigurationen
- Auftragsprogrammierung neuer Funktionen für EGroupware
- Migrationsservice
- Schulungen Anwender/Admin
an.
Bei Fragen rund um EGroupware wenden Sie sich gerne jederzeit an unser Team per Kontaktformular oder E-Mail.
Viele Grüße
Stefan Unverricht
EGroupware Community Manager
