Frage zur Struktur / Allgemeine Office-User

pixel24 2022-01-25 09:06:48 UTC #1

Hallo zusammen,

nur weil man es schon immer so macht bedeutet dies nicht das es auch optimal ist. Deshalb würde ich mich dafür interessieren wie ihr nachfolgend beschriebene Anforderung, die es IMHO in jeder Firma gibt, umsetzt.

Jedes Unternehmen hat ja eine allgemeine Mailadresse. Meist info@… wobei ich diese immer office@… nenne. Ich lege dafür immer einen Benutzer “office” an und gebe den Mitarbeiter die diese Adresse einsehen sollen das entsprechende Recht darauf. Am Ende binde ich diese Konto bei den entsprechenden Benutzer ein. So habe ich es zum testen in EGw auch gemacht:

Das Adressbuch und den persönlichen Kalender des Benutzers “office” habe ich dann immer für alle Groupware-Benutzer freigegeben (teilweise nur lesen). Dort wurden Kontakte und Termine eingepflegt die für alle Benutzer relevant sind.

Ist diese Vorgehensweise so ok oder gibt es da eine bessere Vorgehensweisen?

Beste Grüße

Termine anlegen in der Gruppe oder persönlich

StefanU 2022-01-25 17:56:03 UTC #2

Hi Sven.

Mache ich im Day-Job auch genau so.

Das verstehe ich nicht sicher.
Ich erstelle für ein Sammel-/Funktionspostfach eine Gruppe. Erstelle ein Mail-Konto und weise das der Gruppe zu. MA welche darauf zugreifen können sollen nehme ich in die Gruppe auf.

So kann ich jemanden neuen eben mal in die Gruppe (Abteilung) aufnehmen und der Keks ist gegessen.

Ob man an die Gruppe Kalender und Adressbuch dran hängt kommt dann drauf an. Für Funktionspostfächer mache ich das nicht, für Abteilungspostfächer schon. Ist dann halt ein Orga-Thema.

Die Einrichtung des Kontos mit Signatur und Namen-Anzeige muss auch zur Orga passen.

Macht auch Sinn. Ich habe das teilseise auch so.

Ich finde den Ansatz schon gut. Aber das kommt halt wirklich auf die Orga an.

Du kannst analog dazu natürlich auch mit dem Dateimanager verfahren. Für Gruppen, Benutzer, Adressen, Projekte (,…) werden Ordner automatisch angelegt.

Stefan

pixel24 2022-01-26 10:06:03 UTC #3

Also wäre die allgemeine Mailadresse der Unternehmen (info@, office@ … oder what ever) ein Sammelpostfach, richtig?

Dann erstelle ich im UCS eine gleichnamige Gruppe und setze auch dort die entsprechende Mailadresse?

und füge alle Benutzer die Zugriff haben sollen in die Gruppe ein?

StefanU 2022-01-26 10:51:36 UTC #4

Wie auch immer du das nennen magst. Wir meinen das selbe, denke ich.

Ich bin da nicht ganz firm drin…
Du würdest eine Gruppe und ein Postfach benötigen. In EGroupware erstellst du das Mail-Konto für das Postfach und weist diesem die Gruppe zu.
So wäre meine Beschreibung wie ich es machen würde. Mit UCS bin ich nicht sicher was da die optimale Lösung ist.

Wo du dann später die Gruppenmitglieder verwaltest müsste meine ich egal sein. Unsere UCS-Kunden verwalten das praktisch ausschließlich über EGroupware.

Ob UCS ein Mail-Postfach anlegt wenn du bei einer Gruppe eine Mail-Adresse einträgst weiß ich nicht.
In EGroupware gibt es das Feld auch in den Gruppen. Bitte schau doch einmal, ob die Mail-Adresse auch über das API übergeben wird.
Ich denke aber, das geht an deinee Aufgabenstellung vorbei…

Wäre denn ein Postfach auf dem UCS erreichbar (Credentials), wenn du so etwas über eine Gruppe einrichtest?

Stefan

pixel24 2022-01-26 10:58:10 UTC #5

ok, ich werde das unter UCS testen und berichten

StefanU 2022-01-26 11:58:07 UTC #6

Stefan

pixel24 2022-02-09 22:29:23 UTC #7

Das Projekt lag wegen Umzug etwas brach … bleib aber dran. Wie es scheint ist es bei UCS nicht so einfach möglich. Ich kann die Gruppe z.B. ‘office’ anlegen und dieser, wie im Bild oben zu sehen ist, eine Mail-Adresse zuordnen. Danach klappt die interne Verteilung wohl automatisch. In der Gruppe gibt es wohl aber kein Fetchmail-Abruf.

Ich bleibe dran.

pixel24 2022-02-21 20:21:42 UTC #8

So, ich habe endlich wieder Zeit an EGW weiter zu machen und würde das Thema gerne nochmal aufgreifen. Eventuell verstehe ich auch das Konzept nicht.

Du hast mir gesagt dass man die Unternehmens-Struktur wie z.B. die Abteilungen mit Gruppen abbildet. Da ich die Gruppe “Default” nicht benutzen möchte und die Anzahl der Gruppen bzw. Mitarbeiter überschaubar ist lege ich in UCS die Gruppe ‘office’ an. Diese hat die Mailadresse ‘office@firma.de’ und meine Kollegin und ich sind für einen ersten Test die Mitglieder der Gruppe.

Ich habe es auch geschafft die korrespondierende Box beim Provider zu holen und der Gruppe zu senden. Im Ergebnis bekommt meine Kollegin und ich jede Mail an office in ihre Inbox zugestellt.

Ich dachte mir ich kann das Gruppenpostfach in meiner Ansicht einbinden und sehe da die Mails die drin liegen. Jetzt verdoppelt sich ja jede Mail an Office@…

Oder habe ich das falsch verstanden?

Beste Grüße
Sven

StefanU 2022-02-21 20:49:10 UTC #9

Hi Sven.

Auf dem UCS(?)…

Was ist dein/ für dich ein Gruppenpostfach?
Shared Mailbox vom Mail-Server?

Ich persönlich würde:
Office als Benutzer mit Mail-Konto auf dem Mail-Server anlegen
(Im Adressbuch vervollständigen)
Mail-Konto anlegen und der Gruppe “Office” zuweisen.
Signatur mit Feldvariablen anlegen

Somit habt ihr beide das Konto zusätzlich zu eurem persönlichen E-Mail-Konto im Mail-Modul.

Hmmm, bin nicht sicher.
Vielleicht der Knackpunkt: E-Mail-Konten kannst du Benutzern oder Gruppen zuweisen.

Alternativ, je nach gewünschter Orga, kannst du natürlich auch mit IMAP-ACLs arbeiten und euch beiden die Ordner bereit stellen.
Das mache ich schon mal, wenn jemand nur bestimmte Ordner eines anderen (Abteilungs-)-Postfachs haben soll.

Stefan

pixel24 2022-02-21 21:11:56 UTC #10

Also wie gehabt auf dem UCS. Benutzer=office, Primäre Mail=office@firma.de

Was muss ich hier vervollständigen?

?? Das Maikonto wird doch oben schon angelegt. Da ich Gruppe und Benutzer nicht gleich nennen möchte habe ich den Benutzer ‘office’ genannt und die Gruppe ‘Büro’. Beides in UCS

pixel24 2022-02-27 16:48:46 UTC #11

ich habe heute versucht gemeinsame Ordner für Mail, Kontakte, Termine etc. in EGW einzurichten. Bei Terminen und Kontakten klappt das auch aber bei den Mails bekomme ich hier nichts zustande.

Wie bindet man denn, als Benutzer angemeldet, im Bereicht “Mail” zusätzliche Ordner ein auf die man Rechte besitzt?

StefanU 2022-02-27 18:48:32 UTC #12

Rechte Maus auf das/ein Konto

und dann immer der Nase nach:

Stefan

StefanU 2022-02-27 19:00:55 UTC #13

Wenn du einen Benutzer Office anlegst hast du in EGw ja auch den Benutzer in deinem Benutzer-Adressbuch. Es wäre einfach sauber den Kontakt auch mit allen Daten zu pflegen.

Es geht um das E-Mail-Konto in EGroupware!!! Das kannst du einer Gruppe zur Verfügung stellen. Somit haben Mitglieder dieses Konto als weiteres Konto eingebunden. Automatisch, ohne dass der Anwender etwas tun muss. Also z. B. so:

Wenn das E-Mail-Konto in EGroupware automatisch angelegt wurde (?, wenn du im UCS angelegt hast,) kannst du einfach die Zuweisung ändern.
Wenn das Konto nicht vorhanden ist lege es halt an.

Stefan

pixel24 2022-02-28 07:48:24 UTC #14

ich denke mein Fehler ist/war dass ich mich als Benutzer Office in EGW angemeldet habe und dort das Konto über den Assistenten eingerichtet habe. Dort gibt es die Auswahl “Zuweisen an” ja nicht. Nun habe ich mich als Administrator angemeldet -> Benutzerkonten -> Rechtsklick auf ‘office’ -> E-Mail Konto und habe dort die Anmeldedaten noch einmal eingegeben. Hier habe ich das besagte Feld und hier habe ich es der Gruppe ‘Büro’ zugewiesen.

Wenn ich mich nun als Benutzer ‘sven’ welcher Mitglied der Gruppe ‘Büro’ ist anmelde habe ich das gesamte Konto von ‘office’ zusätzlich oben/links:

Dort Rechtsklick auf mein Konto -> Ordner anonnieren

zeigt weiterhin keine Ordner:

ich denke mal so ist es nicht geplant und ich mache irgend etwas falsch

StefanU 2022-02-28 08:23:08 UTC #15

Du verwechselst da etwas.

Ein E-Mail-Konto hinzufügen (persönlich wie für eine Gruppe) fügt eben ein E-Mail-Konto dem Benutzer hinzu.
Das hat mit dir bzw. deinem persönlichen E-Mail-Konto nichts zu tun. Woher auch…

Ordner abonnieren kann man, wenn man Rechte (ACLs) auf Postfach-Ordner hat.
Wenn du nun unbedingt (nur) einzelne Ordner in dein persönliches Postfach einbinden willst, müsstest du auf die betreffenden E-Mail-Ordner Rechte geben und dann bei dir abonnieren.

Das beides hat auch erst einmal nichts mit shared mailboxes eines IMAP-Mail-Servers zu tun.

Ich mache das mit ACLs nur noch ungerne und nur in sinnvollen Ausnahmefällen. Bei steigender Anzahl Mitarbeiter und womöglich wechselnden Rolle (Azubis…) ist es schwer einen Überblick zu behalten. Gruppenzugehörigkeiten sind da besser zu überschauen.
Abgesehen davon brauch ich kaum mehr jemanden erklären wie das funktioniert. Nicht zum zweiten und auch nicht zum dritten mal…

Stefan

pixel24 2022-02-28 09:42:28 UTC #16

Also ist es so ja richtig. Benutzer ‘Sven’ ist in der Gruppe ‘Büro’. Das Mailkonto des Benutzer ‘office’ ist der Gruppe Büro zugewiesen. In der Admin-Oberfläche -> Benutzerkonten -> Office -> Mailkonto nehme ich alle Einstellungen inkl Signatur etc. vor. Jedes Mitglied der Gruppe ‘Büro’ hat dann automatisch das zuständliche Mailkonto von ‘office’ bei sich in der Oberfläche.

Habe ich es richtig verstanden?

StefanU 2022-02-28 10:08:52 UTC #17

Ja, genau
Das ist halt eine Möglichkeit das zu organisieren. Wenn das für deinen Anwendungsfall passt ist das praktisch, simpel und nachvollziehbar.

Bei der Signatur musst du mal schauen. Je nach Verwendung kann man da unterschiedlich einpflegen.
Hier ein Beispiel von einem E-Mail-Postfach für einen Warenausgang:

Du kannst also die Arbeit der Benutzer auf diesem Postfach personalisieren.
Dazu gibt es noch einen Artikel:

Wenn du dazu noch Fragen/Probleme hast mach bitte ein neues Thema auf.

Du solltest auch die Möglichkeiten der Benutzer zur Administration einschränken: Admin/E-Mail und im E-Mail-Konto selber.

Du könntest in dem Office-Postfach ggf. noch Ordner welche du nicht benötigst abbestellen.

Du kannst nun in dieser Konstellation natürlich auch Sieve-Regeln für dieses Postfach anlegen um das ein oder andere zu automatisieren.

Stefan

pixel24 2022-02-28 11:17:35 UTC #18

ok, das werde ich mir ich mir anschauen. Damit habe ich jetzt einen Benutzer für den Eingang ‘Office’ der für die Gruppe ‘Büro’ nutzbar ist. Sprich:

Alle aus der Gruppe ‘Büro’ können den Ein- und Ausgang von Office sehen. Dessen Adressbuch und Kalender nutzen. Soweit schon mal gut.

Was ich nicht so ganz verstehe ist wie ich jetzt den gemeinsamen Mail-Storage einrichte. Dazu hatte ich früher einen Shared Folder ‘Mailpool’ eingerichtet und dort drunter diverse Ordner ‘Projekte’ Buchhaltung’ … auf welche die Gruppen Rechte hatten oder eben nicht. Dieser war bei mir immer unabhängig vom Account für Office.

Beispiel:

Ich brauche den Hauptordner ‘Mailpool’ und darunter:

Projekte
Buchhaltung
Büro
…

Am Beispiel von Büro. Dort legen die Mitarbeiter der Gruppe ‘Büro’ alle Mails die da rein gehören ab damit die anderen aus der Gruppe diese auch sehen.

Den Ordner ‘Projekte’ haben alle aus der Gruppe ‘Technik’. Dort werden in weiteren Unterordnern alle Projekte nach:

[Jahr]
|---- [Proektnummer / Name]

organisiert und zwar schon währen die Projekte laufen.

Vielleicht bin ich ja zu doof aber ich bekomme diese Ordner nicht in EGW angelegt.

pixel24 2022-03-01 09:24:15 UTC #19

Ich melde mich mit dem Benutzer ‘office’ in EGW an. Hier lege ich unterhalb von seiner Inbox einen Ordner ‘Mailpool’ an:

Rechtsklick auf den Ordner ‘Mailpool’ -> Zugriffsrechte bearbeiten gebe ich dem Benutzer ‘s.gehr’ die Rechte:

Was diese “B&-AP …” bedeuten weiß ich nicht. Ebenfalls kann ich hier nicht die Gruppe ‘Büro’ auswählen bzw. wird mir diese beim Tippen nicht so angezeigt wie die Benutzer.

Wenn ich mich nun als Benutzer ‘s.gehr’ in EGW anmelde sehe ich weder den Ordner ‘Mailpool’ noch wird er mir zum abonnieren angeboten.

Ich verstehe das System nicht