Automatic signature in email
Die Möglichkeit einer automatischen Signatur ist in EGroupware vorhanden. Diese Signatur wird im E-Mail-Konto hinterlegt. Durch Gruppen-Konten ist eine automatische Verwendung für alle Benutzer gegeben. Signaturänderungen können somit zentral mit einer einmaligen Änderung (z. B. Betriebsferien oder Messetermine) vorgenommen werden. Auch neue Mitarbeiter erhalten diese Signatur dann automatisch.
Durch die Verbindung mit Gruppen und Gruppen-Postfächern können auch verschiedene Signaturen für Länder oder Firmen realisiert werden.
Voraussetzung ist die Pflege des Benutzer-Adressbuches. Dort heraus bezieht die Signatur ihre Daten.
Es sind durch Funktionen auch variable Signaturen möglich.
Der Reihe nach:
Das Benutzer-Adressbuch:
Die benötigten Informationen sollten hier gepflegt sein:
- Vorname, Nachname
- Firma, Adresse
- Vollmacht, Abteilung, Position
- Telefon, Mobile, Fax
- WWW, E-Mail
Je nachdem was man braucht…
Nun muss im E-Mail-Konto die Signatur erstellt werden. Sie wird eine Mischung aus festen Texten und Text-Variablen sein. Die Variablen findest du z. B. hier:
Daraus stellen wir eine einfache Signatur zusammen:
Mit freundlichen Grüßen
$$n_given$$ $$n_family$$
$$role$$
$$org_name$$, $$adr_one_street$$, D-$$adr_one_postalcode$$ $$adr_one_locality$$
Tel.: $$tel_work$$, $$tel_cell$$
$$url$$
Geschäftsführer: Hain Tester, Sitz: Nirgendwo
Amtsgericht Nirgendwo HRB 6666, UST-IdNR DE 123456789
Ausgefüllt bei Verfassen einer E-Mail sieht die Signatur dann so aus:
Mit freundlichen Grüßen
Hain Tester
Vertrieb
HT Stopfsocken GmbH, Schäfchenstraße 99, D-56987 Nirgendwo
Tel.: +49 5684 963852, +49 172 123456789
www.htgmbh.de
Geschäftsführer: Papa Tester, Sitz: Nirgendwo
Amtsgericht Nirgendwo HRB 6666, UST-IdNR DE 123456789
So sind alle als Variablen verfügbare Information in die Signatur einbaubar.
Nun kann man die Signatur noch verfeinern:
Im Geschäftlichen ist es notwendig die Vollmacht (i.A., i.V. oder nichts) mit anzugeben. In EGroupware fehlt dazu ein Feld im Adressbuch. Für die Information kann man sich entweder ein bestehendes Feld umfunktionieren (z. B. Raum) oder ein benutzerdefiniertes Feld dafür anlegen. In beiden Fällen kann ich das nun in die Signatur einbauen:
$$room$$ wenn wir das Raum-Feld verwenden oder
$$#iAiV$$ wenn wir ein Feld iAiV angelegt haben
Die Signatur könnte nun so aussehen:
Mit freundlichen Grüßen
$$room$$ $$n_given$$ $$n_family$$
$$role$$
...
Das ergibt dann wenn bei Hain Tester i.V. gefüllt ist:
Mit freundlichen Grüßen
i.V. Hain Tester
Vertrieb
Die Leerstelle zwischen $$room$$ und $$n_given$$ wird nun auch als Leerstelle dargestellt.
Wird nun Papa Tester, der Geschäftsführer, eine E-Mail schreiben, sieht die Signatur so aus:
Mit freundlichen Grüßen
Papa Tester
Geschäftsführer
Da ist eine Leerstelle! Sieht nicht gut aus.
Wir stellen das ab:
Mit freundlichen Grüßen
$$room$$$$IF room~EMPTY~~ $$$$n_given$$ $$n_family$$
$$role$$
...
ergibt, wenn Papa das Feld Raum leer hat:
Mit freundlichen Grüßen
Papa Tester
Geschäftsführer
...
Keine Leerstelle mehr! Das erreichen wir mit eine If-then-else-Bedingung.
Weitere Möglichkeit: Mobil-Telefonnummer nur wenn vorhanden
Es kann nun sein, dass die Mobilfunknummer nur in Ausnahmefällen in die Signatur hinein soll. Bleiben wir bei dem obigen Beispiel, so würde die Signatur ohne Mobilfunknummer (also nicht im Adressbuch gepflegt) so aussehen:
HT Stopfsocken GmbH, Schäfchenstraße 99, D-56987 Nirgendwo
Tel.: +49 5684 963852,
www.htgmbh.de
Da ist noch ein Komma und wir haben Platz vergeudet.
Eine Möglichkeit um das besser zu machen:
$$org_name$$, $$adr_one_street$$, D-$$adr_one_postalcode$$ $$adr_one_locality$$
Tel.: $$tel_work$$, $$IF tel_cell~EMPTY~~Mobil: $$$$tel_cell$$ $$NENVLF tel_cell$$$$url$$
ergibt ohne Mobilfunknummer:
HT Stopfsocken GmbH, Schäfchenstraße 99, D-56987 Nirgendwo
Tel.: +49 5684 963852, www.htgmbh.de
ergibt mit Mobilfunknummer:
HT Stopfsocken GmbH, Schäfchenstraße 99, D-56987 Nirgendwo
Tel.: +49 5684 963852, Mobil: +49 172 123456789
www.htgmbh.de
Wir haben also das Wort Mobil: eingefügt als auch die WWW-Adresse in die nächste Zeile verschoben.
Die Dokumentation zu den Funktionen findest du bei den Platzhaltern. Die Platzhalter-Übersicht stellt auch die Platzhalter für die Benutzerdefinierten Felder auf Basis der real angelegten Felder dar.
Bei Fragen oder Anregungen zu diesem Beitrag bitte einen Beitrag im Forum erstellen.
