Email Archivierung

Firestorm 2007-07-18 16:09:47 UTC #1

Kann mir jemand sagen wie ich mit egroupware am besten die rechtssichere email-Archivierung hinbekomme???
Es geht hauptsächlich darum wenn die Behörden etwas überprüfen damit dieses ihren Anforderungen genügt.

sklein 2007-07-18 16:30:37 UTC #2

Hallo Firestorm,

soweit ich weiss, greift die eGroupware als IMAP-Client auf den IMAP-Account Deines Mailservers zu und stellt die Mails, die dort liegen, lediglich dar. So kannst Du z.B. auch parallel mit dem Thunderbird auf dem Mailbestand arbeiten, wenn gewünscht/ erforderlich.

Ich denke, bez. rechstsicherer Archivierung solltest Du dir eine Strategie auf Ebene deines Mail-Servers überlegen.

Viele Grüße
Stefan

Firestorm 2007-07-19 06:45:15 UTC #3

Hallo,

kann mir dazu vielleicht jemand beschreiben wie das am besten gelöst wird?
Richtet man dazu einen zweiten Mail-Server ein an den von jeder email eine Kopie gesendet wird und auf den die Benutzer keinen Zugriff haben oder kann man beim ersten Mailserver festlegen das er sofort jede email woanders hin sichert?
Wir sind erst dabei einen richtigen Mailserver aufzusetzen, bisher macht das eine Linux-Firewall quasi nebenbei mit.
Man soll das Archiv ja auch z.B. nach Absender, Betreff, Inhalt der email durchsuchen können.
Und da es unter Linux eine Vielzahl von Programmen gibt hätte ich gerne ein paar Tipps welche für diese Zwecke am besten geeignet sind.

Gruß
Firestorm

Adrian_Dagurashibani 2007-07-19 10:28:45 UTC #4

Kann mir jemand sagen wie ich mit egroupware am besten die rechtssichere
email-Archivierung hinbekomme???

Was sind die kriterien für rechtssichere Archivierung? (Echte frage, kenne
die rechtlichen Rahmenbedingungen nicht.)

Zugriff: wie schnell & einfach muss der zugriff sein?

Abgesehen von kommerziellen Lösungen würd’ ich einen zweiten server
aufbauen, der mit “always_bcc” (postfix feature, ich bin sicher andere
mailer haben entsprechendes) alle Mails bekommt, die man dann einfach via
Skript in eine db schiesst und per Subject, From, To, Datum, Message-ID
indexiert. Diese Box muss natürlich einfach entsprechend gut gesichert
sein.

Je nach gesetzlichen Anforderungen kann es nötig sein, die Mails automatisch
auf CD zu brennen oder sowas.

Gruzzos
– vbi

–
No good deed goes unpunished.

Lutz_Falkenburg_irrs 2007-07-19 10:31:44 UTC #5

So sieht die Rechtslage aus:

“Ein Schriftstück ‘betrifft’ ein Handelsgeschäft, wenn es seine
Vorbereitung, seinen Abschluss, seine Durchführung oder seine
Rückgängigmachung zum Gegenstand hat.” (Bonner Handbuch der
Rechnungslegung, § 257, Rn 34)

Hierzu gehören nicht

*

  Schreiben zur allgemeinen Information

*

  Übersendung von Prospekten und Angeboten, sofern sie nicht zum
  Abschluß eines Handelsgeschäfts geführt haben (Küting/Weber 1995,
  § 257, Rn 51 2. Absatz)

E-Mails, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind aufzubewahren
(§147 AO)

E-Mails sind aufzubewahren, wenn sie dem Begriff des Handelsbriefs
entsprechen (Beck’scher Bilanzkommentar 1999, § 257, Rn 15;
Adler/Düring/Schmaltz 1995, § 257, Rn 34, 4. Absatz; u.a.)

Als originär digitale Dokumente sind die E-Mails zur Aufbewahrung mit
einem unveränderbaren Index zu versehen (BMF-Schreiben vom 7.11.1995 zu
den GoBS, Abschn. VIII “Wiedergabe der auf Datenträgern geführten
Unterlagen”)

Geschäftsvorfallbezogene Archivierung durch Verknüpfung von E-Mail,
Attachement und ERP-System

Gruß Falkenburg

Adrian von Bidder schrieb:

Kann mir jemand sagen wie ich mit egroupware am besten die rechtssichere
email-Archivierung hinbekomme???

Was sind die kriterien für rechtssichere Archivierung? (Echte frage, kenne
die rechtlichen Rahmenbedingungen nicht.)

Zugriff: wie schnell & einfach muss der zugriff sein?

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egroupware-german mailing list
egroupware-german@lists.sourceforge.net
https://lists.sourceforge.net/lists/listinfo/egroupware-german

–

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Im Dorfe 38
99489 Hottelstedt

Fon: 036452/18954
Fax: 036452/18956

http://www.irrsinn.de
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Eingetragen beim AG Jena HRB 113980
Geschäftsführer: Lutz Falkenburg

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Firestorm 2007-07-19 11:00:16 UTC #6

Es ist sicherzustellen das die elektronischen Dokumente
vollständig, richtig und unveränderlich archiviert werden.
Der Steuerprüfer muss Zugriff auf die Daten bekommen können.
Es reicht leider auch nicht die Mails auf CD zu archivieren um Speicherplatz wieder frei zu bekommen.

Nachfolgende Links beschäftigen sich auch damit.

http://www.tecchannel.de/storage/backup/433501/index.html
http://www.tecchannel.de/storage/backup/402304/index.html
http://www.gdpdu-portal.com/Index.htm

Wir möchten nicht wegen dem Gesetz einen teuren Exchange-Server und dann noch eine Archivierungslösung die auch ein paar tausend Euro kostet anschaffen, sondern dies möglichst mit Open-Source Software lösen.

Man sollte die archivierten emails genauso nach relevanten Daten durchsuchen können wie die aktuellen emails.

Gruß
Firestorm

Firestorm 2007-07-20 07:37:07 UTC #7

Danke für die genau Definition und den Hinweis das mit ERP-Systemen zu verknüpfen.

Was bieten sich da für Open-Source Software-Lösungen an um den gesetzlichen Anforderungen Rechnung zu tragen?
Falls es eine Hilfe ist: Die Firma hat eine Größe von ca. 58 Mitarbeitern unterteilt in einen Fertigungsbetrieb und eine Handelsfirma.
Als ich mir egroupware ein bißchen angeschaut habe und erfuhr das woanders ca. 1100 User damit arbeiten war ich davon begeistert. Was mich aber vor Schwierigkeiten stellt ist die Archivierung und eventuell Anbindung von einem ERP-System.

Gruß
Firestorm