Das ist schon einmal das Profil #1.
Das Konto ist allen Benutzern zugewiesen und mit Zugangsdaten versehen. Fände ich erst einmal falsch. Kommt halt darauf an wie du die Mail-Konten anlegst.
Ich bin nicht sicher, was EGw macht wenn du dort Zugangsdaten einträgst und auch "Login: Username from account) einträgst. Ob das übersteuert.
Aber irgendwie hast du da das Default Profil/Konto zu deinem persönlichen gemacht!?
Grundsätzlich muss, wie gesagt, der EGroupware-Server den Mail-Server auch erreichen (und korrekte Zugansdaten verwenden). Du könntest den Zugriff auf den Server testen, indem du ein neues Konto über den Wizard erstellst. Dann bekommst du gleich eine Zugriffsprüfung und ggf. Hinweise wenn es nicht tut.