Postfach Quota .... IMAP-Fehler

moe 2017-12-11 13:32:11 UTC #1

Hallo zusammen,

wenn User deren Quota etwas mehr ausgelastet ist sich namelden kommt die folgende Meldung:

Obwohl 99% nicht stimmt … vermutlich soll es 90% heissen.
So nun zum eigentlichen Problem:
Wenn der User dann “Papierkorb und Spamordner leeren” anklickt, wird auch der Papierkorb geleert, aber es kommt dann auch gleich noch folgende Meldung:

Außerdem kommt (sofern nicht genug im Papierkorb war) nun permanent bei JEDEM Ordnerwechsel und jeder anderen Aktion nun wieder die Meldung mit den 99%.
Das ist sicher nicht so gedacht und müsste sich doch irgendwie ändern lassen.
Die betroffenen User sind sehr genervt davon …
Die Meldung an sich finde ich ja gut aber sie sollte eben nur einmal bei jeden Login kommen und ich möchte
unbedingt den Wortlaut ändern. Die User sollen nämlich auf keinen Fall den Admin nach einem höhren Quota fragen!! Das Quota hat ja seinen Grund.

Über hilfreiche Hinweise wäre ich sehr dankbar!

Moe

StefanU 2017-12-11 15:00:17 UTC #2

Hi Moe.

der Text mit den 99% ist deshalb falsch, weil das in der deutschen Übersetzung so drin steht:
2017-12-11 15_45_02-EGw [Übersetzungswerkzeuge] Surfbrett
Da gehört natürlich wie im englischen Text die Variable %1 hinein.
Das kann ich so nun für die 16.1 nicht mehr mal eben pflegen. In der 17.1 ist das nicht falsch, aber auch nicht viel besser. Ich werde den Text für die 17.1 korrigieren.

Du könntest nun zum einen den Text in deiner Installation im Übersetzungsmodul ändern. Diese Änderung würde dann mit dem nächsten Update verloren gehen. Aber bei der 16.1 …
Alternativ, wenn es funktioniert besser, wäre ein Eintrag in den “Eigene Übersetzung”. Ich weiß nun nur nicht ob das mit Variablen funktioniert. Da du es ja nun einfach hast die Meldung zu erzeugen, solltest du das mal ausprobieren.

Find ich jetzt auch nicht richtig so. Aber um die Kuh vom Eis zu bekommen solltest du temporär die Quota erhöhen.
Kannst du deinen Vorschlag mit Doku als FR einreichen?

Gruß
Stefan

moe 2017-12-11 17:37:38 UTC #3

Hallo Stefan,

danke, den Text habe ich erstmal angepasst. Wenn der beim Wechsel zur 17.x durch einen sinnvollen ersetzt wird, ist das ja OK.
Einen Feature-Request sehe ich da nicht. Das eine ist ja ein Fehler (Der IMAP-Server hat…) und das nicht bei jedem Ordnerwechsel die Meldung hochpoppt, ist m.E. eine notwendige Änderung weil der Benutzer so sein Postfach ja nicht mal ohne einen Riesennerv aufräumen kann. Wie ist das denn jetzt in der 17.x?

Gruß Moe

StefanU 2017-12-11 18:12:41 UTC #4

Hallo Moe,

Sinnvoll für wen? Ich finde das grundsätzlich schon richtig wenn ein Anwender mitgeteilt bekommt an wen er sich wenden kann/soll. Es ging mir um den Text zur Angabe der Auslastung.
Du kannst auch in der 17.1 den Text ändern wie du es in deiner Situation/Organisation für richtig hältst.

Und was kann jetzt irgendjemand mit deiner hardcopy anfangen? Vielleicht meldet dein IMAP-Server wirklich einen Fehler? Also wo ist der Fehler?
Versuch doch bitte mal mehr heraus zu bekommen. Was sagen die logs?

Vielleicht könntest du dir dennoch die Mühe machen das zu beschreiben und einzureichen? Irgendwo muss ja mal angefangen werden.

Gruß
Stefan

StefanU 2017-12-12 05:42:33 UTC #5

Hi Moe,

ich habe das nun mit meinem privaten Mail-Server ausprobiert.
Ich bekomme keine Meldung über einen durch den Mail-Server gemeldeten Fehler. Weder wenn ich mich der Quota nähere, als auch wenn ich sie überschritten habe.
Es bleibt also herauszufinden, was dein Mail-Server da meldet.

Mal so aus Neugier:
Wie hoch ist eure Quota und wie ist die Regelung für die Mitarbeiter damit um zu gehen?

Gruß
Stefan

moe 2017-12-12 07:42:18 UTC #6

Hallo Stefan,

Sinnvoll für alle natürlich
Nein, im Ernst … um eine Erhöhung des Quotas beim Admin fragen, weicht das ja vollkommen auf und führt das Quota als solche ad absurdum… meine Meinung!
Ich fände sinnvoll an dieser Stelle einen Hinweis, dass vor allem eMail mit großen Anhängen das Postfach verstopfen können. Ich erlebe sehr häufig, dass mir User berichten, dass sie schon ganz viele (mehrere hundert) eMails gelöscht haben, aber das Postfach trotzdem nicht wirklich kleiner geworden ist. Vielen Usern ist einfach nicht klar, dass EINE eMail mit 10-15MB Anhang so groß wie 300-400 kleine eMails sein kann.

Leider sagen die gar nichts … weder das mail noch das vom Apachen…
Sonst hätte ich das natürlich gepostet …
Meine Vermutung ist, dass der Papierkorb korrekt gelöscht wird, aber der Spam-Ordner (der auf dem Server “Junk” heißt) vielleicht mit falschem namen angesprochen wird. Es ist ein Cyrus-IMAP.

Ja, ich kann das als Ticket im Tracker aufmachen. Das Problem ist nur wieder der Versionswechsel.
In der 16.x wird sich das wahrscheinlich keiner mehr ansehen wollen.

Gruß Moe

moe 2017-12-12 07:45:41 UTC #7

Die Meldung kommt nur wenn du auf den Button klickst, das Papierkorb und Spam-Ordner geleert werden sollen… Welchen IMAP hast du da? Und wie heißt der Spam-Ordner auf dem Server tatsächlich ?

Das ist sehr unterschiedlich manche User haben nur 300MB und manche haben 3GB.
Das hängt von der Funktion des MA ab.

Gruß Moe

moe 2017-12-12 07:59:40 UTC #8

Leider hat die Änderung des Textes nicht geklappt.
Oben steht Schritt #1 -> Laden der Sprachen … ok hat er ja …

Unter den ganzen Textfeldern steht dann Schritt # 2 -> speichern … Ok … macht er auch ohne Fehlermeldung…
Darunter Schritt #3 -> herunterladen (vermutlich um sie auf der Website hochladen zu können…)

Schon die lokale Speicherung klappt nicht … oder was machen ich falsch?

Gruß Moe

moe 2017-12-12 08:12:05 UTC #9

Ich habe mir in diesem Punkt nun erstmal so beholfen, dass ich direkt in der Datei geändert habe und die Oberfläche umgangen.

moe 2017-12-12 08:13:46 UTC #10

Kann man die Funktion eigentlich generell deaktiveren?
Ich finde sie ja an sich sehr praktisch, aber nicht wenn sie immer wieder hochpopt …

StefanU 2017-12-12 08:48:47 UTC #11

Korrekt. Die Anwendung hat keine Schreibrecht im Installationsverzeichnis von EGw. Wäre auch fatal, weil hochgradig gefährlich.
Also normal herunterladen und auf dem Webserver hochladen.
Wenn Schreibrechte gegeben wären würde das so aussehen:

Ist bei dem Speichern das Häkchen drin?

Kannst du natürlich auch machen.

StefanU 2017-12-12 08:54:48 UTC #12

Und was machst du wenn die Quota überschritten ist und Mails nicht mehr vom Mailserver gespeichert werden? Dann werden die MA doch den Admin fragen wo denn die gesendeten Mail abgeblieben sind.
Ich wüsste jetzt nicht, dass die Funktion abschaltbar (im Sinne von konfigurierbar) ist.

Ich verstehe, dass das nervt wenn die Meldung bei jedem Ordnerwechsel hoch kommt. Aber was ist die Alternative? Wird das ein mal am Tag gezeigt und dann lang genug ignoriert, ist das Postfach voll und ich habe wieder die MA auf der Matte die nach Ihren gesendeten Mails fragen…

moe 2017-12-12 09:51:41 UTC #13

Jipp Häkchen war drin … den Schreiben-Button gab es nicht vermtl. wegen der Berechtigungen…

moe 2017-12-12 10:00:14 UTC #14

Im Prinzip schon richtig, aber da es diese Funktion noch nicht so lange gibt, habe ich mir schon vor langer Zeit eine eigene Lösung gebastelt:
Jede Nacht wird auf dem Mailserver ein Script ausgeführt, dass die Quotas aller IMAP-Postfächer checkt.
Sobald ein Postfach über 90% ist, bekommt der User eine Email (also einmal pro Tag).
In der Email stehe allen Konsequenzen drin. Zusätzlich bekomme nur ich täglich auch noch eine Email mit einer Übersicht mit dem Füllstand aller Postfächer. So habe ich zusätzlich auch noch im Blick wer Gefahr läuft “überzulaufen” …
Diese Lösung funktioniert generell sehr gut… natürlich gibt es Ausreisser wie den aktuellen User bei dem ich drüber gestolpert bin (war natürlich nicht der erste).

Da die Meldung immer wieder hochpoppt ist definitiv aber keine Lösung. Man muss dem User ja zumindest die Möglichkeit geben, dass er aufräumt, aber so ist das einfach kaum machbar … Was ist die Alternative?
Ja, ich muss zumindest zeitweise das Quota vergrößern damit der User aufräumen kann und dazu hat er dann natürlich keine Zeit … oder verspricht, dass er es macht und tut es nicht … bis die Meldung wieder erscheint … Von mir aus kann es ja alle 10 Minuten oder alle 30 Minuten hochkommen, aber bei jedem Ordnerwechsel …NEE!

bbegw 2017-12-12 13:13:10 UTC #15

Hallo Moe und Stefan,

hier meine Antwort aus dem Ticket von Moe - damit es auch im “help” mit drin ist …

"Ich denke das eigentliche Problem ist der Fehler vom IMAP-Server, da wäre die Frage, wenn Du die Quota bei dem Benutzer erhöhst, kann er dann Mails löschen oder gibt es bei dem halt ein Problem, das unabhängig von der Fehlermeldung ist. Zu dem Spam-Ordner: wir löschen den im Mailprofil konfigurierten Spam-Ordner - sprich an der Stelle bitte mal prüfen, was dort als Spam-Ordner eingestellt ist. Falls da nichts eingestellt ist, den mal bitte setzen und dann nochmal testen.

Der Grund wieso wir das so handhaben mit der “ständigen Mail” ist, das es tatsächlich in der Vergangenheit oft ignoriert wurde “man hat halt mal grad keine Zeit” und das für uns zu Problemen führt, wenn wir die Mails nicht ausliefern können. Seit es “permanent nervt”, haben wir das Problem nicht mehr.
An dem “Wording” kann man durchaus arbeiten, wobei wir den Text nicht zu kompliziert gestalten wollten. Tatsächlich ist es so, das wir eine Überprüfung auf 2 Sachen durchführen:

ist weniger als 30 MB Platz frei
Mailbox ist zu 99% gefüllt

Ist eine der beiden Bedingungen erfüllt, kommt die Meldung hoch, bis die Prüfung nicht mehr greift.

Und der Hinweis mit dem Admin ist für uns halt auch wichtig, damit die Benutzer wissen an wen sie sich wenden müssen. Das das in eurem Fall auf andere Art und Weise überprüft wird, sollte ja eher dazu führen, dass ihr in der Regel gar nicht in die Situation kommt.

Die beiden Lösungen (Mailbox vergrößern und Spam eintragen) bitte mal testen und schauen, ob der Benutzer nicht ein generelles Problem hat, wäre wichtig."

Birgit

moe 2017-12-13 07:23:01 UTC #16

ich setze hier mal das Copy/ Paste aus dem Tracker z.T. fort …

Hallo Birgit,

danke für die ausführliche Erklärung.
Die Mailbox ist i.O. Bei dem Nutzer hatte ich ja auch schon gezwungenermaßen
das Quota vergrößtert. Ich habe anschließend mit einer Testmailbox den Fehler
nachgestellt.

Der Spam-Ordner war tatsächlich nicht gesetzt (benutzen wir auch nicht).
Aber auch nachdem ich diesen im EmailProfil gesetzt habe kommt weiterhin der
der IMAP-Fehler beim Klick auf den Button “Papierkorb und Spamordner leeren”.
Beide Ordner werden aber geleert (habe testweise in beide einige Mail hineinkopiert.

Ich vermute der IMAP-Fehler kommt wegen unterschiedlichem Verhalten von IMAP-Servern.
Habt ihr schonmal mit Cyrus getestet?

Leider führt das Verhalten (Meldung popt bei jedem Ordnerwechsel hoch) bei uns dazu,
dass die User sofort zum Hörer greifen weil sie den Eindruck haben, dass sie gar keine
Möglichkeit haben die Meldung wegzuklicken. Sicher wird das noch dadurch verstärkt,
dass nach dem o.g. Klick zusätzlich auch noch der IMAP-Fehler kommt.

Das kam ja nicht das erste Mal mal vor … ich habe in den letzten 4 -6 Wochen
3-4 gleiche Fälle gehabt… Die User sagen mir dann: “Mein Postfach ist voll, aber ich kann
gar nichts mehr machen… es kommt immer die Meldung…”

Meine Vorschläge dazu:

nur 1x pro Stunde oder einstellbare Zeit
konfigurierbar in Prozent oder / und MB
abstellbar
User kann weiterarbeiten aber Hintergrund wird “störend” ROT (statt nur der kleine Balken)
vorab natürlich eine Meldung…

Ansonsten noch eine Anregung zum Wortlaut der Meldung:

Bei uns hat die generierte Email folgenden Text:

Lieber Emailnutzer,

das Datenvolumen in deinem Postfach (username) beträgt XX.xx MB
von max. XX.xx MB. Das entspricht 93.5% deiner Postfachgröße!

Bitte versuche das Datenvolumen zu reduzieren, um das Postfach zu entlasten.
Wenn das Postfach zu 100% belegt ist, werden KEINE Emails mehr zugestellt.
Sie gehen dann an die Absender zurück!

Meist belegen wenige große E-Mails einen sehr großen Teil des Postfaches.
Es ist daher i.d.R. sinnvoll die Mails nach der Größe zu sortieren,
um große Emails, die nicht mehr benötigt werden zu finden und ggf. zu löschen.
Des Weiteren ist es auch notwendig den Papierkorb des Postfaches zu leeren,
um den Platz im Postfach wieder freizugeben.

Diese Information wird täglich versendet solange das Postfach zu mehr als 90% belegt ist.

Eure IT-Abteilung
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moe 2017-12-13 07:27:50 UTC #17

Zusammenfassung der Antwort von Birgit:

Keinen Cyrus im Einsatz zum testen
Änderungen zwar möglich aber nur in 17.x und nur als Auftragsentwickung
Textvorschlag: zu viel für Dialog evtl. andere Formulierung von @StefanU zukünftig

moe 2017-12-13 07:28:20 UTC #18

Hallo Birgit,

es handelt sich ja in diesem Fall eher darum ein Feature loszuwerden da ich
dafür ja schon eine eigene Lösung entwickelt habe, die sehr gut funktioniert.
Daher bekomme ich dafür ganz sicher keine Mittel genehmigt.
Die Vorschläge meinerseits waren eher als Anregungen zu sehen wie man
es mit weniger Nerv für den User so umsetzen könnte, dass dieser trotzdem
drauf “gestuckt” wird. Den Fehler mit Cyrus zu beseitigen sollte ja auch eigentlich
im Sinn der Kompatibilität geboten sein. Da dieser aber in unserem Fall nur Auftritt
wenn das nicht gewollte Feature gestartet wird, sehe ich auch hier keinen Bedarf
zu investieren.
Ich danke dir trotzdem für die entsprechenden Hinweise.

Moe

StefanU 2017-12-13 20:39:34 UTC #19

Hi Moe.
Habe weiter getestet (habe hier einen cyrus):
Die Fehlermeldung, die von EGw gemeldet wird (die der Mail-Server meldet) kommt dann, wenn ich einem oder beiden Ordnern nichts zum Löschen ist. Somit auch nur eine Meldung, wenn nur in einem der beiden Ordner etwas liegt. Zwei Meldungen hintereinander, wenn in beiden nichts liegt.
Kannst du das bestätigen?
Stefan

moe 2017-12-14 06:53:26 UTC #20

Hallo Stefan,

Volltreffer!
oder wie Christoph Waltz im Film Inglourious Basterds sagen würde:
“That´s a Bingo!”

Beide Ordner leer -> 2x Fehlermeldung
Ein Ordner leer -> 1x Fehlermeldung
Kein Ordner leer -> keine Fehlermeldung

Gruß Moe